OGŁOSZENIE
Zapytanie ofertowe
nr sprawy CJ/13/2020
1. Określenie Zamawiającego
CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Moniuszki 2A, 59-400 Jawor
strona www : www.cieplo-jawor.pl
e-mail : biuro@cieplo-jawor.pl
tel. 76 870 40 33
2. Osoby uprawnione do kontaktów:
Kierownik projektu-Małgorzata Biegańska
mbieganska@cieplo-jawor.pl
Tel.: 797 010 038
Sekretariat- Justyna Alaba
jalaba@cieplo-jawor.pl
Tel.: 506 655 008
3. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1843). Zgodnie z art. 4 pkt 4 Ustawy, jej przepisów nie stosuje się do „umów z zakresu prawa pracy, w tym umów o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych”.
Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.
4. Nazwa przedmiotu zamówienia
Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
5. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215 z późn. zm.). Kod CPV: 66131100-8 nazwa kodu CPV: Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe
Istotne warunki zamówienia:
A) Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:
- przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników na temat PPK;
- przeszkolenie około 24 pracowników Zamawiającego wraz z dostarczeniem
materiałów informacyjnych na temat pracowniczych planów kapitałowych;
- przeprowadzenie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników (minimum 2 osób) w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta PPK w terminie ustalonym z Zamawiającym;
- opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK,
- inne działania proponowane przez Wykonawcę (Wykonawca zobowiązany jest je opisać w pkt III ppkt. 1 Formularza Ofertowego).
B) Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK w tym:
- przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej,
- wsparcie prawne przy rozwiazywaniu problemów interpretacyjnych,
- opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania w uzgodnieniu z Zamawiającym.
C) Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:
- dedykowany koordynator/opiekun do współpracy z Zamawiającym;
- platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK;
- niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo-placowego OPTIMA Comarch ERP XL;
- aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK przez Internet.
Zamawiający, według stanu na dzień 30.06.2020 r. zatrudnia 22 pracowników + 1 zleceniobiorcę + 1 osoba na kontrakcie menadżerskim, o następującej strukturze wiekowej:
- urodzonych w latach 1950-1964: 11 osób
- urodzonych w latach 1965-1975: 7 osób
- urodzonych w latach 1976-1986: 6 osoby
6. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Termin realizacji przedmiotu zamówienia:
- zawarcie umowy o zarzadzanie PPK w terminie do dnia 05.10.2020 r;
- zawarcie umowy o prowadzenie PPK najpóźniej do dnia 19.10.2020r;
- zrealizowanie postanowień zawartych w podpunkcie 4 A „Istotne warunki zamówienia” w terminie 14 dni od podpisania umowy.
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz tryb składania ofert
O udzielenie zamówienia mogą, ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:
- posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się wg załączonego do Formularza Ofertowego dokumentu/wpisu w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione.
- posiadają sytuację ekonomiczną i finansową umożliwiającą realizacje przedmiotu zamówienia oraz zdolności techniczne i zawodowe w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada doświadczenie w prowadzeniu Pracowniczych Planów Emerytalnych (PPE) lub/i Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).
Weryfikacja spełnienia warunku, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w punkcie V Formularza Ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1.
W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z przyjętymi zasadami opisanymi w punkcie „Kryteria oceny ofert”.
Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy.
Umowy zostaną zawarte na wzorach Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. W szczególności w umowach musi się znaleźć zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w zaproponowanym przez Wykonawcę wzorze umowy. We wzorze umowy Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zapisu o 6 miesięcznym okresie wypowiedzenia umowy przez Strony.
W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
Umowę może podpisać w imieniu Wykonawcy osoba (osoby) upoważniona(e) do reprezentowania Wykonawcy.
8. Termin związania z ofertą
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
9. Opis sposobu przygotowania oferty:
- treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego;
- wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
- ofertę należy przygotować w języku polskim;
- oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa; jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty;
- wszelkie poprawki w tekście oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y);
- zamawiający wymaga, aby oferta zawierała co najmniej:
1)Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1
2)Oświadczenie o braku powiazań kapitałowych i osobowych – Załącznik Nr 2
3) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
4)Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.
10. Termin i miejsce składania ofert :
Oferty należy złożyć do dnia 01 września 2020 r., godz. 10:00 (decyduje data i godzina wpływu do siedziby CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o.).
Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej w zamkniętych kopertach z opisem „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” – nr sprawy CJ/13/2020, z dopiskiem nie otwierać przed 01.09.2020 r. godz. 10:00.w siedzibie Zamawiającego: CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Stanisława Moniuszki 2A, 59-400 Jawor (II piętro) – Sekretariat, bądź za pośrednictwem poczty polskiej lub kuriera.
W przypadku wysłania oferty za pośrednictwem poczty polskiej czy firmy kurierskiej, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do siedziby CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., a nie data stempla pocztowego (data nadania).
b) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej jako skan podpisanej oferty i załączników na adres: przetargi@cieplo-jawor.pl W tytule wiadomości proszę napisać: „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” – nr sprawy CJ/13/2020, nie otwierać przed 01.09.2020 r. godz. 10:00.
Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.
11. Kryteria oceny ofert
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według wyżej wymienionego wzoru oraz spełni wszystkie wymogi określone w przetargu zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów.
Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższym wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik, a jeśli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik) Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować wynagrodzenia stałego i zmiennego wyższego niż zaoferowanego w złożonych ofertach.
12. Informacja o wykluczeniu
Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiazania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiazania miedzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury
wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są przedłożyć oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2.
Wykonawcy, którzy nie przedłożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.
13. Odrzucenie oferty
W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:
a) złoży oferty niezgodne z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
b) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
c) złożył ofertę po terminie składania ofert.
14. Otwarcie ofert i wybór Oferenta
Zamawiający dokona otwarcia ofert najpóźniej do 2 dni roboczych po upływie terminu składania ofert. Do czasu otwarcia ofert koperty z ofertami nie zostaną otwarte, a wiadomości z ofertami złożonymi w formie elektronicznej nie zostaną odczytane. Otwarcie ofert odbędzie się w obecności 5 pracowników Zamawiającego. Wybór Oferenta nastąpi niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.
15. Informacje dotyczące RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej ,,RODO”, informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Stanisława Moniuszki 2A, 59-400 Jawor. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na ,,Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)”. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu trwania umowy o zarządzaniu i prowadzeniu PPK.
Do pobrania:
– Załącznik nr 1
– Załącznik nr 2
– Ogłoszenie