[przetarg]: Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) (nr Nr sprawy CJ/13/2020)

OGŁOSZENIE

Zapytanie ofertowe

nr sprawy CJ/13/2020

1. Określenie Zamawiającego

CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Moniuszki 2A, 59-400 Jawor

strona www : www.cieplo-jawor.pl

e-mail : biuro@cieplo-jawor.pl

tel. 76 870 40 33

2. Osoby uprawnione do kontaktów:

Kierownik projektu-Małgorzata Biegańska
mbieganska@cieplo-jawor.pl

Tel.: 797 010 038

Sekretariat- Justyna Alaba
jalaba@cieplo-jawor.pl

Tel.: 506 655 008

3. Tryb udzielenia zamówienia

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 roku, poz. 1843). Zgodnie z art. 4 pkt 4 Ustawy, jej przepisów nie stosuje się do „umów z zakresu prawa pracy, w tym umów o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych”.

Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

4. Nazwa przedmiotu zamówienia

Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).

5. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215 z późn. zm.). Kod CPV: 66131100-8 nazwa kodu CPV: Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe

Istotne warunki zamówienia:

A) Zapewnienie przez Wykonawcę wsparcia w procesie implementacji PPK w tym:

  • przeprowadzenie kampanii informacyjnej wśród pracowników na temat PPK;
  • przeszkolenie około 24 pracowników Zamawiającego wraz z dostarczeniem

materiałów informacyjnych na temat pracowniczych planów kapitałowych;

  • przeprowadzenie przeszkolenia wskazanych przez Zamawiającego pracowników (minimum 2 osób) w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta PPK w terminie ustalonym z Zamawiającym;
  • opracowanie harmonogramu wdrożenia PPK,
  • inne działania proponowane przez Wykonawcę (Wykonawca zobowiązany jest je opisać w pkt III ppkt. 1 Formularza Ofertowego).

B)  Kompleksowe wsparcie formalno-prawne związane z przygotowaniem PPK w tym:

  • przygotowanie pełnej dokumentacji i wzorów dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej,
  • wsparcie prawne przy rozwiazywaniu problemów interpretacyjnych,
  • opracowanie procedury wdrożenia PPK oraz zasad jego funkcjonowania w uzgodnieniu z Zamawiającym.

C) Uruchomienie, wdrożenie i bieżąca obsługa PPK w tym:

  • dedykowany koordynator/opiekun do współpracy z Zamawiającym;
  • platforma internetowa i infolinia do bieżącej obsługi uczestników PPK;
  • niezbędne wsparcie przy dostosowaniu programu kadrowo-placowego OPTIMA Comarch ERP XL;
  • aplikacja dla Zamawiającego do zarządzania PPK przez Internet.

Zamawiający, według stanu na dzień 30.06.2020 r. zatrudnia 22 pracowników + 1 zleceniobiorcę + 1 osoba na kontrakcie menadżerskim, o następującej strukturze wiekowej:

  • urodzonych w latach 1950-1964: 11 osób
  • urodzonych w latach 1965-1975: 7 osób
  • urodzonych w latach 1976-1986: 6 osoby

6. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

Termin realizacji przedmiotu zamówienia:

  • zawarcie umowy o zarzadzanie PPK w terminie do dnia  05.10.2020 r;
  • zawarcie umowy o prowadzenie PPK najpóźniej do dnia 19.10.2020r;
  • zrealizowanie postanowień  zawartych w podpunkcie 4 A „Istotne warunki zamówienia” w terminie 14 dni od podpisania umowy.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz tryb składania ofert

O udzielenie zamówienia mogą, ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu: 

  • posiadają kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Weryfikacja spełnienia warunków, o których mowa powyżej odbędzie się wg załączonego do Formularza Ofertowego dokumentu/wpisu w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione.

  • posiadają sytuację ekonomiczną i finansową umożliwiającą realizacje przedmiotu zamówienia oraz zdolności techniczne i zawodowe w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia;

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada doświadczenie w prowadzeniu Pracowniczych Planów Emerytalnych (PPE) lub/i Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK).

Weryfikacja spełnienia warunku, o których mowa powyżej odbędzie się na podstawie informacji podanych przez Wykonawcę w punkcie V Formularza Ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1.

W przypadku, gdy treść oferty oraz złożonych przez Wykonawcę dokumentów jest niepełna, lub zawiera nieścisłości w stosunku do zakresu wymaganego w zapytaniu, Zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, zwrócić się do Wykonawcy o uzupełnienie braków lub udzielenie wyjaśnień, w wyznaczonym terminie.

Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą po dokonaniu oceny ofert zgodnie z przyjętymi zasadami opisanymi w punkcie  „Kryteria oceny ofert”.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą zostanie poinformowany o terminie podpisania umowy.

Umowy zostaną zawarte na wzorach Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonym Formularzu Ofertowym. W szczególności w umowach musi się znaleźć zapis o pierwszeństwie stosowania zapisów wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym w stosunku do zapisów zawartych w zaproponowanym przez Wykonawcę wzorze umowy. We wzorze umowy Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zapisu o 6 miesięcznym okresie wypowiedzenia umowy przez Strony.

W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

Umowę  może podpisać w imieniu Wykonawcy osoba (osoby) upoważniona(e) do reprezentowania Wykonawcy.

8. Termin związania z ofertą

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

  • treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego;
  • wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
  • ofertę należy przygotować w języku polskim;
  • oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do jej podpisania zgodnie z zasadami reprezentacji z aktualnego wpisu do właściwych rejestrów/ewidencji lub przez pełnomocnika/pełnomocników zgodnie z zakresem załączonego pisemnego pełnomocnictwa; jeśli upoważnienie nie wynika z ogólnie dostępnych danych rejestrowych (wpis KRS, CEIDG) wówczas należy załączyć dokument poświadczający umocowanie danej osoby/ osób do podpisania oferty;
  • wszelkie poprawki w tekście oferty muszą  być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez upoważnioną(e) osobę(y);
  • zamawiający wymaga,  aby oferta zawierała co najmniej:

1)Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1

2)Oświadczenie o braku powiazań kapitałowych i osobowych – Załącznik Nr 2

3) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)

4)Wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju.

10. Termin i miejsce składania ofert :

Oferty należy złożyć do dnia 01 września 2020 r., godz. 10:00 (decyduje data i godzina wpływu do siedziby CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o.).

Dopuszcza się złożenie oferty:

a) w formie pisemnej w zamkniętych kopertach z opisem „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” – nr sprawy CJ/13/2020, z dopiskiem nie otwierać przed 01.09.2020 r. godz. 10:00.w siedzibie Zamawiającego: CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Stanisława Moniuszki 2A, 59-400 Jawor (II piętro) – Sekretariat, bądź za pośrednictwem poczty polskiej lub kuriera.

W przypadku wysłania oferty za pośrednictwem poczty polskiej  czy firmy kurierskiej, decyduje data i godzina wpływu przesyłki do siedziby CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., a nie data stempla pocztowego (data nadania).

b) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej jako skan podpisanej oferty i załączników na adres: przetargi@cieplo-jawor.pl W tytule wiadomości  proszę napisać: „Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)” – nr sprawy CJ/13/2020,  nie otwierać przed 01.09.2020 r. godz. 10:00.

Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną pozostawione bez rozpatrzenia.

11. Kryteria oceny ofert

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów według wyżej wymienionego wzoru oraz spełni wszystkie wymogi określone w przetargu zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z liczbą uzyskanych punktów.

Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższym wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik, a jeśli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem zmiennym za osiągnięty wynik) Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować wynagrodzenia stałego i zmiennego wyższego niż zaoferowanego w złożonych ofertach.

12. Informacja o wykluczeniu

Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są  z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiazania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiazania miedzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury

wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

W celu wskazania braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy obowiązani są przedłożyć oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik Nr 2.

Wykonawcy, którzy nie przedłożą oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia, zostaną odrzuceni z przyczyn formalnych.

13. Odrzucenie oferty

W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

a) złoży oferty niezgodne z treścią niniejszego zapytania ofertowego,

b) nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,

c) złożył ofertę po terminie składania ofert.

14. Otwarcie ofert i wybór Oferenta

Zamawiający dokona otwarcia ofert najpóźniej do 2 dni roboczych po upływie terminu składania ofert. Do czasu otwarcia ofert koperty z ofertami nie zostaną otwarte, a wiadomości z ofertami złożonymi w formie elektronicznej nie zostaną odczytane. Otwarcie ofert odbędzie się w obecności 5 pracowników Zamawiającego. Wybór Oferenta  nastąpi niezwłocznie po dokonaniu oceny ofert.

15. Informacje dotyczące RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej ,,RODO”, informujemy, że administratorem Pani/Pana danych osobowych jest CIEPŁO-JAWOR Sp. z o.o., ul. Stanisława Moniuszki 2A, 59-400 Jawor. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na ,,Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)”. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do czasu trwania umowy o zarządzaniu i prowadzeniu PPK.

Do pobrania:
Załącznik nr 1
– Załącznik nr 2

Ogłoszenie

 

 

Oferty należy złożyć do dnia

Przewiń do góry Skip to content